Dès avril, pensez aux congés d’été

Jean-Louis Muller, publié le

Faute d’anticipation, la gestion des congés et des absences des collaborateurs est souvent un vrai « casse tête ». Traiter les congés (RTT, congés payés, congés formation etc…) au fur et à mesure des demandes individuelles risque fort de conduire rapidement à une désorganisation totale du service. Les absences des collaborateurs doivent au contraire être évoquées très en amont, par exemple à l’occasion d’entretiens d’affaires courantes. Au niveau de l’équipe, une réunion de travail courant avril est l’occasion de rappeler à tous l’importance de la continuité du service pour les clients et les usagers et de demander à chacun de communiquer ses dates souhaitées pour les congés d’été. Dites avec conviction que l’on ne pose pas ses congés à la volée entre deux portes. Il convient, au contraire, de formaliser les demandes sur un document ad hoc qui, sauf imprévu, fait foi. S’il existe un planning électronique accessible à tous, il est utile d’y indiquer les plages de congés de chacun, afin d’éviter certaines incompatibilités. Etablissez la liste précise des missions à prévoir et des personnes désignées pour les effectuer.

Profitez aussi des périodes de congés, pour tester certains collaborateurs sur des domaines inédits pour eux. La continuité du service impose en effet de passer le relais à des personnes habituellement affectées à d’autres tâches. En choisissant celle ou celui qui vous remplacera pendant vos propres congés, vous donnez un signal fort à toute l’équipe. Enfin, lorsqu’un collaborateur en charge de dossiers sensibles, ou susceptibles d’évoluer en son absence, prend ses congés, vous pouvez, avant le départ, lui demander lui demander de vous signaler les problèmes pouvant survenir lors de ses congés ainsi que des idées pour les traiter.

La gestion des congés est un acte de management à part entière, et non une tâche subalterne. La façon de gérer les congés des membres de son équipe participe de votre image et de votre autorité. La gestion des congés est un acte de courage managérial. L’attribution ou non des congés et la gestion d’un service en effectif réduit renvoient à la notion de justice, à laquelle les collaborateurs sont très sensibles. Soyez clairs sur les contraintes et les orientations : continuité du service, amplitude horaires à assurer etc. quitte à laisser vos collaborateurs s’organiser entre eux.

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2 commentaires

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clement

pour ma part je pense que la gestion des congés d’été doit se faire plus tôt dans l’année, et dans tous les cas se terminer mi-janvier. (pourquoi si tôt? Car lorsque l’on fait ses prévisions en Avril de nombreuses personnes s’abritent derrière le choix de leur conjoint qui est déjà fait dans son entreprise, et la marge de manoeuvre est très étroite.)
C’est l’occasion pour les équipes de gérer ensemble un prévisionnel de congés en leur proposant à l’avance des règles du jeu, par exemple: pas d’absence de telle et telle personne en même temps… et ainsi les équipes préparent en amont, et le responsable doit intervenir uniquement pour quelques arbitrages, en veillant à garantir une vraie équité dans les répartitions, qui puisse s’expliquer sans ambiguité.


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jlmuller

Bonjour
Je sais que de nombreux managers s’y prennent au dernier moment et je les invitais à être proactifs plutôt que réactifs en la matière. J’ai choisi Avril comme étant la dernière limite. Je pensais être en décalage par rapport aux pratiques habituelles. Je suis d’accord avec vous sur le fait que Janvier permet une meilleure anticipation pour le manager, le service et les collaborateurs.
Cordialement


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A propos de l’auteur


Jean-Louis Muller

Expert auprès de Cegos, leader européen du conseil et de la formation au management , Jean-Louis Muller intervient sur les offres internationales « Leadership » , « Change » et « Time » ainsi que du développement de la multimodalité. Il accompagne des équipes dirigeantes lors des transformations de leurs entreprises ou de leurs organisations publiques. Il contribue à la diffusion des démarches sytémiques auprès des managers et chefs de projets.

En parallèle, il est chargé de cours à l’université Paris 9 Dauphine où il conçoit et anime deux modules du Master Management Global.

Auteur de nombreux ouvrages, il dirige également depuis sa création en 1998, la collection « guides pratiques Cegos » chez ESF éditeur.

Il a coordonné le « guide du management et du leadership » paru récemment chez RETZ.

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