Comment soigner sa réunionite ?

l-entreprise-et-les-medias, publié le , mis à jour à

Si on en croit la dernière enquête Ifop sur le sujet, la réunionite aigüe en entreprise se porte toujours très bien, merci. Les cadres français passent environ 4 heures par semaine en réunion, selon une répartition de 3 à 4 rendez-vous de plus d’une heure chacun. Sur une année, cela représente 27 jours de travail ! Si encore ces réunions étaient perçues comme efficaces… Seulement 12% des cadres interrogés estiment que ces rendez-vous sont productifs. Autant dire qu’il y a encore une bonne marge de manœuvre pour optimiser la pratique de la réunion en France, qui, enquête après enquête, souffre des mêmes maux : trop nombreuses, trop longues, peu ou pas utiles.

Le mal semble toucher particulièrement les grandes entreprises et les cadres les mieux rémunérés. L’enquête ne chiffre pas exactement le coût salarial par heure de réunion, mais nul doute qu’il pourrait être réduit.

Pire, la réunionite aigüe n’est pas l’apanage du secteur privé. Les fonctionnaires aussi s’en plaignent, massivement même.

Revient alors l’éternelle question : comment optimiser sensiblement la productivité des réunions ?

Faut-il s’inspirer des méthodes américaines, consistant à faire des réunions debout, voire en marchant ? Se limiter à des micro-échanges ultra synthétisés façon « elevator pitch » ?

Avant de passer d’un extrême à l’autre et d’instaurer une « thérapie de choc », rappelons ici un premier principe de base : il y a 3 temps dans une réunion. L’avant, le pendant, l’après. Ces 3 temps sont à préparer et à soigner de la même manière.

Avant, c’est ciseler la liste des participants (leur nombre devant être aussi réduit que possible), définir la répartition des rôles, établir un ordre du jour à la fois précis et cohérent, décider d’une heure de début, de fin, et d’une durée (et s’y tenir). Pour ce faire, un certain nombre d’échanges préalables avec les collaborateurs est indispensable.

Pendant, c’est tout le travail d’animation, qui requiert une vraie compétence. Il faut éveiller, entretenir l’intérêt de tous et de chacun, s’assurer que tout le monde participe, s’implique en étant moteur d’une dynamique de groupe. Il est nécessaire de veiller à la brièveté et l’efficacité des échanges, leur diversité mais en même temps leur pertinence en fonction de l’ordre du jour prévu. Il faut canaliser les débats tout en gardant un œil sur l’horloge. Pour l’animateur de la réunion (car il en faut un), le temps va passer très vite car la tâche est conséquente. Indispensable avant de se quitter : clôturer clairement les échanges en recueillant le ressenti de chacun.

Après, c’est rédiger un compte-rendu synthétique. L’objectif est de mettre en avant les messages clefs, valoriser et capitaliser sur les décisions prises lors de la réunion, rappeler les moyens d’y parvenir. Cette synthèse a pour vocation de servir de préambule à la prochaine réunion qui sera programmée… le plus tard possible.

AILLEURS SUR LE WEB

Contenu proposé par Taboola

Commentez cet article

Votre commentaire sera publié directement et modéré a posteriori. En publiant vous acceptez la charte des commentaires

1 commentaire

AmyD

Quand on voit le temps passé par an en réunion par les managers, il y a vraiment de quoi s’inquiéter…


Répondre

A propos du blog

Jean-Michel Boissière

Jean-Michel Boissière Comprendre le fonctionnement des médias représente un atout stratégique. Une entreprise ne communique pas malgré mais avec les journalistes. A travers de multiples conseils et illustrations puisés dans l’actualité, ce blog sur les relations entreprises-médias pourra vous éclairer sur la manière de rendre votre communication plus efficace et dynamique.

Voir leurs profils

S'abonner au flux de ce blog

[De quoi s'agit-il?]

Derniers commentaires
Archives

Retour vers le haut de page