Avant l’adoption de la loi de finances rectificative pour 2016 (Loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016, JORF n°0303 du 30 décembre 2016), les factures au format papier devaient être conservées pendant 6 ans. Depuis l’adoption de cette loi, les factures au format papier peuvent être conservées en format numérique. Mais il nous manquait l’arrêté devant préciser les modalités de numérisation, lequel arrêté allait permettre à ces nouvelles dispositions d’entrer en vigueur. C’est désormais chose faite depuis la parution au journal officiel du 30 mars 2017 de l’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales (JORF n°0076 du 30 mars 2017) !
Ainsi, les factures émises au format papier depuis le 31 mars 2017 peuvent être conservées dans un format numérique. Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu. Les couleurs doivent être reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Il est à noter que les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits et cn cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.
Pour faire simple, le résultat final de la numérisation doit être, sur l’écran, à l’identique du support papier !
Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document doit être conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) et doit être assorti :
- d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- d’une empreinte numérique ;
- d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
L’objectif est de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
Chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
L’arrêté tant attendu (il a été publié la veille de la date butoir prévue par la loi de finances rectificative pour 2016, grande spécialité française…) passe sous silence le sort qu’il est permis de réserver aux factures émises en format papier avant le 31 mars 2017. Doivent-elles être conservées au format papier ? Une position de l’administration fiscale viendra certainement nous éclairer.
En attendant, à vos DSI !
Sébastien Robineau est docteur en droit et avocat au barreau de Paris. Il est spécialiste de droit des sociétés, ce qui ne l'empêche pas de garder un regard critique sur les principaux domaines du droit des affaires ! Il est le fondateur du cabinet Homère. Il intervient en Corporate / M&A et en fiscalité. Il assiste des clients français et internationaux, parmi lesquels il compte des clients institutionnels comme Sciences Po Paris, l'Autorité des Marchés Financiers, l'UGAP, la société Destination Ile de Ré, la société Hérault Aménagement, la société Territoire 34, la CCI de Région Nord de France ou le Grand Port Maritime de Marseille.
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